Administratie voor een BV: wat komt erbij kijken?

Bij een BV moeten zakelijke geldstromen, DGA-loon, eventuele dividenduitkeringen en transacties met aandeelhouders duidelijk en afzonderlijk uit de administratie blijken.

De dagelijkse administratie

Net als andere ondernemingen moet een BV een controleerbare administratie bijhouden. Daarin verwerkt u onder andere omzet, kosten, bankmutaties, openstaande posten en investeringen.

• verkoop- en inkoopfacturen;
• bank- en kasmutaties;
• debiteuren en crediteuren;
• investeringen en afschrijvingen;
• leningen en rekening-courantposities;
• loonadministratie;
• btw- en andere belastingaangiften;
• besluiten en gegevens rond dividend waar relevant.

Welke belastingen spelen bij een BV?

De Belastingdienst noemt vier belangrijke belastinggebieden die bij een BV kunnen spelen:

• vennootschapsbelasting over de winst van de BV;
• btw als de BV ondernemer voor de btw is;
• loonheffingen bij personeel en doorgaans ook over het salaris van de DGA;
• dividendbelasting wanneer de BV dividend uitkeert.

DGA en gebruikelijk loon

Werkt u als directeur-grootaandeelhouder (DGA) in uw eigen BV, dan geldt in veel situaties de gebruikelijkloonregeling. Die regeling bepaalt welk loon u minimaal uit uw BV moet ontvangen. Het bedrag van €58.000 dat de Belastingdienst voor 2026 noemt, is onderdeel van die regels, maar niet automatisch uw verplichte salaris: wat voor u geldt, hangt onder meer af van het loon dat bij vergelijkbaar werk gebruikelijk is. Een lager loon is mogelijk als dat op basis van de regels aannemelijk kan worden gemaakt.

Dit maakt salarisadministratie bij een BV vaak een structureel onderdeel van de administratie.

Jaarrekening en deponering

Een BV moet jaarlijks een jaarrekening opstellen en in de regel gegevens daaruit bij KVK deponeren. Welke informatie openbaar wordt gemaakt hangt onder meer af van de bedrijfsklasse. Voor micro- en kleine rechtspersonen bestaat een digitale deponeringsroute.

De uiterste termijn hangt af van de juridische situatie en vaststelling van de jaarrekening. Te laat deponeren kan gevolgen hebben, dus dit hoort in de jaarplanning van de BV.

Dividend is niet hetzelfde als salaris

Een dividenduitkering is een aparte geldstroom. Wanneer dividend wordt uitgekeerd, kunnen formele besluitvorming en dividendbelasting een rol spelen. Daarom hoort dit niet als een gewone privé-opname in de administratie te worden verwerkt.

Heeft de BV ook een holding?

Dan hebt u minimaal twee aparte rechtspersonen met ieder een eigen administratie. Onderlinge betalingen moeten correct worden geboekt en de structuur kan aanvullende fiscale aandacht vragen. Lees daarvoor ook ons artikel over holding en werk-BV.

Wat kost BV-administratie bij Mizaro?

Alle bedragen zijn exclusief btw en klantgebonden SnelStart-software. Salarisadministratie en een eventuele holding worden volgens de afzonderlijke tarieven berekend.