Overstappen van boekhouder: zo werkt het stap voor stap

U hoeft niet per se tot 1 januari te wachten. Een kwartaal- of jaarwissel kan praktisch zijn, maar belangrijker is dat duidelijk is wie welke periode afrondt en welke aangiften nog moeten worden gedaan.

1. Controleer uw huidige afspraken

Kijk eerst naar uw huidige opdrachtbevestiging of overeenkomst. Controleer bijvoorbeeld de opzegtermijn, lopende werkzaamheden en welke werkzaamheden nog moeten worden afgerond. Spreek met de oude en nieuwe dienstverlener een duidelijke overgangsdatum af.

2. Bepaal wat moet worden overgedragen

De nieuwe boekhouder heeft voldoende informatie nodig om zonder gaten verder te kunnen. Denk onder andere aan:

• de huidige administratie en openingsbalans;
• recente btw- en eventuele ICP-aangiften;
• laatste jaarstukken en belastingaangiften;
• openstaande debiteuren en crediteuren;
• bank- en softwaretoegang waar nodig;
• informatie over personeel, leningen, investeringen of bijzondere afspraken;
• lopende vragen of correspondentie met de Belastingdienst.

Welke bestanden precies nodig zijn hangt af van uw onderneming en de gekozen software. Een zorgvuldige overdracht betekent vooral dat de nieuwe administratie aansluit op de laatste afgeronde periode.

3. Regel software en toegang

Werkt u in een online boekhoudpakket, dan is vaak geen volledige handmatige export nodig. De nieuwe dienstverlener kan toegang krijgen tot de bestaande administratie of de administratie kan worden overgedragen naar een nieuw samenwerkingsmodel.

Bij SnelStart kan een bestaande administratie bijvoorbeeld worden overgedragen naar het eigen abonnement van de klant, waarbij het administratiekantoor automatisch rechten krijgt. Hoe dit wordt ingericht hangt af van de bestaande situatie.

4. Controleer fiscale machtigingen

Fiscale machtigingen blijven niet vanzelfsprekend bij de juiste intermediair staan. De Belastingdienst vermeldt expliciet dat u bestaande machtigingen kunt inzien en intrekken wanneer u overstapt naar een andere intermediair.

Denk daarbij aan machtigingen voor serviceberichten en gegevens van de vooraf ingevulde aangifte. Uw nieuwe fiscaal dienstverlener kan vervolgens nieuwe machtigingen aanvragen waar dat nodig is.

5. Spreek af wie de eerstvolgende aangifte doet

Dit is een van de belangrijkste praktische punten. Leg vast wie verantwoordelijk is voor de eerstvolgende btw-aangifte, loonheffing, inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Zo voorkomt u dat een aangifte dubbel wordt gedaan of juist tussen twee partijen blijft liggen.

6. Laat de nieuwe administratie aansluiten

Na de overdracht hoort de nieuwe boekhouder te controleren of de administratie aansluit op de ontvangen stukken. Denk aan bankstanden, openstaande posten, btw-posities en de laatste definitieve jaarcijfers.

Hoe gaat overstappen naar Mizaro?

1. We bespreken uw huidige situatie en gewenste dienstverlening.
2. We ronden klantacceptatie en de benodigde Wwft-controles af.
3. We leggen pakket, prijs en startdatum vast.
4. We spreken af welke gegevens en toegangen nodig zijn.
5. Waar nodig stemmen we de overdracht af met uw huidige boekhouder.
6. Na controle van de aansluiting start de reguliere dienstverlening.

U hoeft de overgang dus niet zelf technisch te organiseren. Wel blijft uw medewerking nodig voor toegang, machtigingen en informatie die alleen u kunt verstrekken.