Administratie voor een eenmanszaak: wat moet u regelen?

Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening bij KVK te deponeren, maar moet wel een volledige administratie kunnen laten zien wanneer de Belastingdienst daarom vraagt.

Wat hoort in de administratie?

De administratie bestaat uit meer dan alleen bonnetjes. Bewaar en verwerk in ieder geval de gegevens die nodig zijn om uw omzet, kosten, bezittingen, schulden en belastingpositie te kunnen onderbouwen.

• verkoopfacturen en ontvangen facturen;
• bankafschriften en eventuele kasgegevens;
• bonnen en betaalbewijzen;
• contracten, offertes en zakelijke afspraken;
• gegevens over investeringen en bedrijfsmiddelen;
• belastingaangiften en relevante correspondentie;
• loonadministratie als u personeel hebt.

De Belastingdienst noemt onder meer grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie als basisgegevens wanneer die voor uw onderneming van toepassing zijn.

Btw en inkomstenbelasting

Voor de btw bent u met een eenmanszaak zelf de ondernemer. Voor de inkomstenbelasting werkt dat anders: een eenmanszaak maakt u daar niet automatisch ondernemer. De Belastingdienst beoordeelt dat aan de hand van fiscale criteria, zoals hoe zelfstandig u werkt en welk ondernemersrisico u loopt. Uw administratie moet in alle gevallen voldoende informatie bevatten om uw aangiften correct te kunnen doen.

Hebt u personeel, dan krijgt u daarnaast te maken met loonheffingen.

Facturen en documenten

Facturen moeten aan de wettelijke factuureisen voldoen en moeten worden bewaard. Bij digitale facturen is het verstandig het oorspronkelijke digitale bestand te bewaren, zodat de administratie controleerbaar blijft.

Hoe lang moet u bewaren?

Voor de basisgegevens van de administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens, zoals rond onroerende zaken, kan een langere termijn gelden.

Maak privé en zakelijk goed zichtbaar

Een eenmanszaak is juridisch geen aparte rechtspersoon. Juist daarom is een duidelijke scheiding in uw administratie belangrijk. Zorg dat zakelijke inkomsten, kosten, privé-opnamen en privé-stortingen goed herkenbaar zijn. Een aparte zakelijke rekening kan daarbij veel overzicht geven.

Zelf doen of uitbesteden?

Een eenvoudige eenmanszaak kan prima zelf worden bijgehouden als u regelmatig boekt en de regels begrijpt. Uitbesteden wordt aantrekkelijker wanneer u tijd wilt besparen, fouten wilt beperken of naast aangiften ook financieel inzicht wilt.

Mizaro voor een eenmanszaak

Bij Mizaro start reguliere dienstverlening voor een eenmanszaak vanaf €99 per maand excl. btw; klantgebonden SnelStart-software wordt apart en zonder opslag doorbelast. Afhankelijk van het gekozen pakket kan de dienstverlening worden uitgebreid met rapportages, financiële gesprekken, budgettering en forecasts.